Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Für Fragen zum Datenschutz können Sie sich an die angegebene E-Mail-Adresse wenden.

2. Bereitstellung der Website und Hosting

Diese Website wird bei IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, gehostet. Mit der IONOS SE wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Damit die Website bereitgestellt und gegen Störungen oder missbräuchliche Zugriffe geschützt werden kann, werden beim Aufruf technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene URL beziehungsweise Datei, Referrer, Browsertyp und -version, Betriebssystem und Gerätetyp gehören. Im Rahmen von Server- und Fehlerprotokollen können außerdem technische Fehlermeldungen anfallen.

Die Verarbeitung erfolgt für die technische Bereitstellung, Stabilität, Fehleranalyse und IT-Sicherheit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und funktionsfähige Betrieb der Website.

Technische Server- und Fehlerprotokolle sind von den statistischen Auswertungen durch IONOS WebAnalytics (Abschnitt 5) zu unterscheiden. IONOS beschreibt je nach Generation des Webhosting-Vertrags unterschiedliche Möglichkeiten des Zugriffs auf Webserverprotokolle. Für die einzelnen technischen Protokollarten und den konkreten Vertrag gelten die Aufbewahrungsregelungen des Hostinganbieters. Wir erstellen keine zusätzliche eigene Kopie von Besucher-Logdateien zur Analyse.

3. Verschlüsselte Übertragung

Diese Website verwendet zur sicheren Übertragung von Daten eine TLS-Verschlüsselung (HTTPS). Hierdurch wird die Kommunikation zwischen Ihrem Browser und unserem Webserver während der Übertragung geschützt.

4. Kontaktaufnahme per Formular, E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: beim Kontaktformular insbesondere Name, E-Mail-Adresse, optional das Unternehmen, gewähltes Thema und Ihre Nachricht; bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon die von Ihnen mitgeteilten Kontakt- und Kommunikationsdaten.

Wir verarbeiten Ihre Angaben zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage sowie gegebenenfalls zur Vorbereitung einer Geschäftsbeziehung.

Soweit die Verarbeitung für vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person oder zur Durchführung eines Vertrags mit ihr erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Kommunikation mit Interessenten sowie Ansprechpartnern unserer Geschäftspartner.

Übermittlungsweg und technische Verarbeitung

Das Kontaktformular wird serverseitig durch ein PHP-Skript verarbeitet. Ihre Angaben werden in einer Datenbank auf unserem Webhosting bei IONOS gespeichert und erhalten eine Vorgangsnummer. Wir erhalten eine Benachrichtigung an unsere geschäftliche Adresse info@nexthorizon-ai.de, und Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail.

Die Eingangsbestätigung enthält einen persönlichen Link zu einer Seite, auf der Sie den Stand Ihrer Anfrage sehen, Angaben ergänzen, Fragen stellen oder die Anfrage zurückziehen können. Der Link enthält einen zufälligen Schlüssel; wir speichern davon nur einen nicht umkehrbaren Prüfwert. Bitte geben Sie den Link nicht weiter. Nachrichten, die Sie dort schreiben, und unsere Antworten werden zusammen mit Ihrer Anfrage gespeichert.

Auf dieser Seite beantwortet ein automatischer Assistent einfache Anliegen, etwa das Speichern von Ergänzungen, die Auskunft über den Bearbeitungsstand oder den Rückzug Ihrer Anfrage. Er trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung; Preise, Angebote und Termine klären wir persönlich.

Beim Mailversand und bei technischen Fehlern können beim Hosting- oder E-Mail-Dienstleister Verbindungs- beziehungsweise Fehlerprotokolle entstehen; Art und Löschfristen dieser Provider-Protokolle richten sich nach dessen konkreter Konfiguration.

Gehen von derselben E-Mail-Adresse weitere Anfragen oder Terminbuchungen ein, ordnen wir sie Ihrem bestehenden Vorgang zu, damit Ihr Anliegen zusammenhängend bearbeitet werden kann. Nach einem Erstgespräch führen wir den Vorgang unter derselben Nummer als Kundennummer weiter.

Schutz vor automatisierten Anfragen

Damit Kontaktformular und Terminbuchung nicht massenhaft von Programmen (Bots) missbraucht werden, löst Ihr Browser beim Ausfüllen unbemerkt eine kleine Rechenaufgabe, die unser Server bereitstellt und beim Absenden prüft. Dafür wird kein Drittanbieter eingebunden, und es werden keine Cookies gesetzt. Um die Zahl der Anfragen je Absender zu begrenzen, bilden wir aus Ihrer IP-Adresse einen gekürzten, täglich wechselnden Hashwert. Die IP-Adresse selbst wird dafür nicht gespeichert. Der Hashwert wird nur am jeweiligen Tag verwendet und spätestens am Folgetag gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz unserer Formulare vor Missbrauch und Spam.

Online-Terminbuchung

Über unsere Terminseite können Sie einen Gesprächstermin selbst buchen. Dabei verarbeiten wir die gewählte Terminart, Gesprächsform, Datum und Uhrzeit, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie – je nach Gesprächsform und Ihrer Angabe – Unternehmen, Telefonnummer, Adresse für einen Vor-Ort-Termin und eine kurze Beschreibung Ihres Anliegens. Die Angaben werden zusammen mit einer Anfrage und Vorgangsnummer in der Datenbank auf unserem Webhosting gespeichert. Nach unserer persönlichen Prüfung erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail mit einer Kalenderdatei, einem persönlichen Link zum Verschieben oder Absagen des Termins sowie in der Regel eine Erinnerung vor dem Termin. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Für Gespräche per Videocall nutzen wir Microsoft Teams der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Wenn Sie an einem Videocall teilnehmen, verarbeitet Microsoft die für die Durchführung erforderlichen Daten, etwa Ihren angezeigten Namen, IP-Adresse, Geräte- und Verbindungsdaten sowie Bild und Ton während des Gesprächs. Eine Verarbeitung in den USA kann nicht ausgeschlossen werden; Microsoft Corporation ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Gespräche werden von uns nicht aufgezeichnet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Alternativ können Sie jederzeit ein Telefongespräch wählen.

Zur Verwaltung unserer Termine und zur Vermeidung von Doppelbuchungen nutzen wir den Kalenderdienst Google Kalender der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei werden unsere belegten Zeiten abgefragt und Ihr Termin nach unserer Bestätigung in unseren Kalender eingetragen. An Google übermittelt werden ausschließlich Datum und Uhrzeit, Terminart, Gesprächsform und die Vorgangsnummer – nicht Ihr Name, Ihre Kontaktdaten oder Ihr Anliegen. Eine Verarbeitung in den USA kann nicht ausgeschlossen werden; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer verlässlichen Terminorganisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Angebote und Rechnungen

Wenn wir Ihnen ein Angebot erstellen oder eine Rechnung stellen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihr Unternehmen, Ihre Anschrift, Ihre E-Mail-Adresse, die Vorgangs- bzw. Kundennummer sowie die angebotenen oder erbrachten Leistungen und Beträge. Angebote und Rechnungen werden als PDF auf unserem Webhosting gespeichert und Ihnen per E-Mail übermittelt. Nehmen Sie ein Angebot über den persönlichen Link online an, speichern wir zusätzlich den von Ihnen angegebenen Namen, den Zeitpunkt der Annahme und eine Prüfsumme der angenommenen Angebotsversion; bei einer Ablehnung den Zeitpunkt und Ihre freiwillige Begründung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -durchführung) sowie für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den unten genannten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Angebote und Rechnungen bleiben deshalb auch dann gespeichert, wenn die zugehörige Anfrage nach Ablauf ihrer Löschfrist gelöscht wird, und werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht.

Test-Web-App „Auftragsakte“ (app.nexthorizon-ai.de)

Für ausgewählte Testbetriebe stellen wir unter app.nexthorizon-ai.de eine Test-Web-App bereit. Zugänge legen ausschließlich wir an. Für die Anmeldung verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort (Hash), den Zeitpunkt der letzten Anmeldung sowie ein Sitzungs-Cookie (technisch notwendig, gültig bis zu 30 Tage) und zur Abwehr von Missbrauch kurzzeitig einen gekürzten Hashwert der IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Tests). Die Daten, die Testbetriebe in der App erfassen (z. B. Aufträge, Kundendaten, Fotos, Belege), verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich nach Weisung des jeweiligen Betriebs; verantwortlich ist der Betrieb. Die Daten werden auf unserem Webhosting gespeichert und je Betrieb getrennt. Nach Ende des Tests löschen wir den Zugang samt Daten, nachdem der Betrieb Gelegenheit zum Export hatte.

Speicher- und Löschfristen

• Allgemeine Anfragen ohne Vertrag: Nicht mehr erforderliche personenbezogene Daten werden grundsätzlich drei Monate nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder vorrangigen rechtlichen Gründe entgegenstehen.
• Nicht angenommene Angebote: Nicht aufbewahrungspflichtige personenbezogene Daten werden grundsätzlich sechs Monate nach endgültigem Abschluss der Verhandlungen gelöscht, sofern sie nicht mehr benötigt werden.
• Vertragsbezogene Kommunikation: Daten werden während der Vertragsdurchführung und danach nur weiter aufbewahrt, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die notwendige Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dies rechtfertigen.
• Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen: Je nach Dokumentenart gelten insbesondere sechs Jahre für relevante Handels- und Geschäftsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für bestimmte Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlussunterlagen gemäß § 147 AO beziehungsweise, soweit anwendbar, § 257 HGB. Die Fristen beginnen grundsätzlich mit dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahrs; besondere gesetzliche Verlängerungen bleiben unberührt. Nicht jede E-Mail ist ein aufbewahrungspflichtiger Geschäftsbrief.

Die Prüfung und Löschung nicht mehr erforderlicher E-Mails erfolgt organisatorisch durch regelmäßige manuelle Sichtung des Geschäftspostfachs. Anfragen in der Datenbank werden automatisch 180 Tage nach der letzten Aktivität gelöscht, Kundendaten nach einem durchgeführten Erstgespräch 365 Tage nach der letzten Aktivität, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Wenn Sie Ihre Anfrage über Ihren persönlichen Link zurückziehen, können Sie die sofortige Löschung aller zugehörigen Daten wählen. Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen werden von nicht aufbewahrungspflichtiger Korrespondenz getrennt behandelt.

Bitte übermitteln Sie über das Kontaktformular keine Gesundheitsdaten, Ausweiskopien, Zugangsdaten oder andere besonders sensible Unterlagen.

5. IONOS WebAnalytics

Unser Hostinganbieter IONOS SE stellt mit IONOS WebAnalytics eine statistische Auswertung von Website-Zugriffen bereit. Sie dient der Erfassung allgemeiner Nutzungszahlen und der technischen Optimierung der Website. Nach IONOS-Angaben können dabei Referrer, angeforderte Seiten oder Dateien, Zeitpunkt, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Gerätetyp sowie eine nach Übermittlung anonymisierte IP-Adresse beziehungsweise daraus abgeleitete Standortinformationen berücksichtigt werden.

Nach Angaben von IONOS verwendet WebAnalytics keine Cookies. IONOS nennt als mögliche Verfahren eine Auswertung von Webserver-Logdateien oder die Messung mittels Zählpixel. In die von uns bereitgestellten Website-Dateien ist kein eigenes Tracking-Skript und kein Zählpixel eingebunden. Die konkrete, gegebenenfalls zusätzlich vom Hoster auf Plattformebene verwendete Erfassungsmethode kann durch die Prüfung unserer Website-Dateien allein nicht abschließend festgestellt werden.

Soweit bei Bereitstellung und statistischer Aufbereitung personenbezogene Daten verarbeitet werden, beruht dies – vorbehaltlich des konkret eingesetzten Verfahrens und einer gegebenenfalls erforderlichen Einwilligung – auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Optimierung und bedarfsgerechten Gestaltung der Website). Die Verarbeitung für rein anonymisierte Statistiken fällt nach erfolgter Anonymisierung nicht unter die DSGVO. Die Aufbewahrungsdauer der anonymisierten Statistikansichten ist von der Speicherung technischer Serverprotokolle (Abschnitt 2) zu unterscheiden.

Für den Fall einer zusätzlichen einwilligungsbedürftigen Pixelmessung darf diese erst nach einer wirksamen Einwilligung geladen werden (§ 25 TDDDG; gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine solche Pixelintegration haben wir in den Website-Dateien nicht vorgesehen.

6. Cookies und Schriftarten

Die von Next Horizon selbst bereitgestellten HTML-, CSS-, JavaScript- und PHP-Dateien setzen nach Prüfung ihres Quellcodes keine Cookies und verwenden weder Local Storage noch Session Storage zur Wiedererkennung von Besuchern. Der Schutz vor automatisierten Anfragen (Abschnitt 4) arbeitet ohne Cookies und ohne Nutzerprofilbildung. Die IONOS-interne WebAnalytics-Methode wird in Abschnitt 5 gesondert beschrieben.

Die Website verwendet die Schriftart „Inter“ (SIL Open Font License). Die Schriftdateien liegen auf unserem eigenen Webspace bei IONOS und werden von dort geladen. Es wird dabei keine Verbindung zu Google oder anderen externen Schriftendiensten hergestellt.

Werden später einwilligungsbedürftige Dienste integriert, erfolgen die Einbindung und die Datenschutzhinweise erst nach entsprechender technischer und rechtlicher Prüfung.

7. Empfänger und Übermittlungen

Empfänger der im Rahmen des Hostings und der E-Mail-Kommunikation verarbeiteten Daten ist insbesondere die IONOS SE und gegebenenfalls deren vertraglich eingebundene Unterauftragsverarbeiter. Für die Terminbuchung werden die in Abschnitt 4 beschriebenen Termindaten ohne Namen und Kontaktdaten an Google Ireland Limited (Google Kalender) übermittelt; für Videocalls nutzen wir Microsoft Teams. Weitere Empfänger kommen nur in Betracht, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Vertragserfüllung oder aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Für die von IONOS in seinem Standard-Webhosting beschriebenen Besucherdaten nennt der Anbieter keine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU beziehungsweise des EWR. Ob weitere Übermittlungen etwa im Zusammenhang mit Maildiensten, Unterauftragnehmern oder Supportleistungen stattfinden können, richtet sich nach den einschlägigen Vertrags- und Datenschutzinformationen der konkret genutzten Leistungen und ist gesondert zu prüfen. Eine generelle Aussage, dass sämtliche Datenverarbeitungen ausschließlich innerhalb der EU/des EWR stattfinden, wird nicht getroffen.

8. Ihre Datenschutzrechte

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Sie können uns zur Ausübung Ihrer Rechte unter info@nexthorizon-ai.de kontaktieren. Eine erteilte Einwilligung können Sie, soweit eine solche Verarbeitung stattfindet, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

9. Beschwerderecht

Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für unseren Unternehmenssitz ist grundsätzlich der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Werderstraße 74a, 19055 Schwerin, zuständig. Informationen finden Sie unter www.datenschutz-mv.de.

10. Weitere Hinweise

Die Bereitstellung von Angaben über das Kontaktformular ist freiwillig. Ohne Kontaktdaten können wir Ihre Anfrage jedoch möglicherweise nicht beantworten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Rahmen der Websiteanfragen nicht statt.

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich die eingesetzten Dienste oder die Datenverarbeitung ändern.