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PraxisbeispieleSo kann Automatisierung in Ihrem Betrieb aussehen
Vier ausführliche Musterfälle: was vorher Zeit gekostet hat, wie die Lösung aufgebaut ist und worauf es im Alltag ankommt.
Die Beispiele sind Szenarien mit fiktiven Betrieben und Zahlen. Sie zeigen, wie eine Lösung aussehen kann, und sind keine Kundenreferenzen.
Musterfall · fiktive Daten
Monatsberichte auf Knopfdruck
Ein Handwerksbetrieb mit drei Standorten bekommt jeden Monat drei Excel-Listen mit Ein- und Ausgangsbelegen. Daraus entsteht jetzt mit einem Klick ein geprüfter Bericht für Verwaltung, Buchhaltungsvorbereitung und Controlling.
- Aufwand pro Monat
12 Std.15 Min.- Bericht verfügbar
10.2. Arbeitstag- Prüfregeln je Zeile
- 8
Demo im Video
Ausgangslage
- Die Büroleitung kopiert jeden Monat drei Dateien von Hand in eine Gesamtliste und gleicht Spalten an.
- Doppelte Belege, falsche Kostenstellen oder Tippfehler fallen oft erst der Steuerberatung auf.
- Summen, Diagramme und die Belegliste für die Steuerberatung entstehen jedes Mal neu.
So funktioniert die Lösung
- Einheitliche VorlageAlle Standorte erfassen mit Auswahllisten für Art, Kategorie und Kostenstelle.
- ZusammenführenEin Klick liest alle Dateien aus dem Ordner „Eingang“ in eine Gesamtliste.
- PrüfenJede Zeile durchläuft acht Regeln. Fehler werden mit Datei und Zeile protokolliert.
- Bericht ausgebenPDF mit Kennzahlen je Standort und Umsatzsteuer, dazu die Belegliste als CSV.
Worauf es ankommt
- Fehler fliegen raus, nicht unter: Fehlerhafte Zeilen zählen nicht in die Summen und stehen im Prüfprotokoll.
- Doppelte Belege: Belegnummern werden über alle Dateien hinweg abgeglichen.
- Nachvollziehbar: Jede Zahl lässt sich bis zur Quelldatei und Zeile zurückverfolgen.
- Ohne neue Software: Umsetzung mit Excel-Bordmitteln, die Standorte arbeiten weiter wie gewohnt.
Ergebnis
| Vorher | Nachher | |
|---|---|---|
| Aufwand pro Monat | ca. 12 Stunden | ca. 15 Minuten |
| Bericht verfügbar | 10. Arbeitstag | 2. Arbeitstag |
| Fehler gefunden | zufällig, oft erst durch die Steuerberatung | jede Zeile, mit Datei und Zeilennummer |
| Belegliste für die Steuerberatung | separat von Hand | automatisch als CSV |
- Excel
- VBA-Makro
- PDF-Export
- CSV-Export
Ähnliche Excel-Routine im Betrieb?
Vorhaben besprechenIm Erstgespräch zeige ich Ihnen die Demo live und wir schauen, welche Ihrer Auswertungen sich automatisieren lassen.
Musterfall · fiktive Daten
Keine Anfrage geht unter
Ein Gebäudedienstleister erhält täglich rund 30 Anfragen über sein Webformular. Jede Anfrage wird automatisch geprüft, in die Auftragsliste eingetragen und dem Kunden per E-Mail bestätigt, auch nachts und am Wochenende.
- Erste Rückmeldung an Kunden
5 Std.< 1 Min.- Handarbeit pro Tag
2,5 Std.20 Min.- Verlorene oder doppelte Anfragen
- 0
Demo im Video
Ausgangslage
- Anfragen landen als E-Mail im Sammelpostfach und werden von Hand in die Auftragsliste übertragen.
- Kunden warten im Schnitt fünf Stunden auf eine erste Rückmeldung, am Wochenende bis Montag.
- Doppelt abgeschickte Formulare erzeugen doppelte Einträge, fehlende Angaben fallen erst beim Rückruf auf.
So funktioniert die Lösung
- Empfangen und sichernJede Anfrage wird mit eindeutiger ID gespeichert, bevor etwas anderes passiert.
- PrüfenPflichtfelder, E-Mail, Postleitzahl im Einsatzgebiet, Spam-Merkmale.
- Duplikate erkennenGleiche ID oder gleicher Inhalt innerhalb von 24 Stunden wird nur einmal verarbeitet.
- EintragenNeuer Eintrag in der Auftragsliste mit Vorgangsnummer.
- BestätigenDer Kunde erhält seine Zusammenfassung und den nächsten Schritt per E-Mail.
Wenn etwas schiefgeht
Der Normalablauf ist schnell gebaut. Entscheidend ist, was bei Fehlern passiert.
| Fall | Reaktion |
|---|---|
| Angaben fehlen | Klärfall statt Papierkorb, der Innendienst wird informiert |
| Formular doppelt abgeschickt | kein zweiter Eintrag, keine zweite Mail |
| Auftragsliste oder Mailserver nicht erreichbar | drei Wiederholungen, danach Alarm und Status „offen“ |
| Automatisierung fällt aus | Kopie jeder Anfrage im Notfallpostfach, fester Handablauf für den Innendienst |
Ergebnis
| Vorher | Nachher | |
|---|---|---|
| Erste Rückmeldung | Ø 5 Stunden | unter 1 Minute |
| Handarbeit im Innendienst | ca. 2,5 Std. pro Tag | ca. 20 Min. für Klärfälle |
| Vollautomatisch erledigt | 0 % | 94 % der Anfragen |
| Doppelte Einträge | mehrmals pro Woche | keine |
- n8n (Server in Deutschland)
- alternativ Microsoft Power Automate
- SharePoint-Liste
Anfragen, die von Hand abgetippt werden?
Vorhaben besprechenWir schauen gemeinsam, welche Systeme Sie nutzen und wie sie sich zuverlässig verbinden lassen.
Musterfall · fiktive Daten
Termine ohne Telefon-Pingpong
Eine Kfz-Werkstatt vergibt Termine über Buchungsseite, E-Mail-Assistent und Chatbot. Alle drei Wege schreiben in denselben Outlook-Kalender, und das System schlägt nur Termine vor, die zu Arbeitsdauer, Hebebühnen und Mechanikern passen. Genauso umsetzbar mit Google Kalender.
- Termine ohne Telefonat
0 %60 %- Terminmails automatisch beantwortet
- 70 %
- Nicht erschienene Kunden
8 %3 %
Demo im Video
Ausgangslage
- Der Serviceberater verbringt rund drei Stunden am Tag mit Terminanrufen und E-Mails.
- Viele Anrufe sind reine Fragen zu Öffnungszeiten, Preisen oder Ersatzwagen.
- Der Kalender zeigt nur Uhrzeiten, keine Hebebühnen. Lange Arbeiten stapeln sich am selben Vormittag.
So funktioniert die Lösung
- BuchungsseiteKunden sehen nur freie Zeiten, die zu Leistung, Dauer und Kapazität passen.
- E-Mail-AssistentErkennt Terminwünsche, Absagen und Fragen. Unsichere Fälle gehen als Entwurf zur Freigabe.
- ChatbotAntwortet nur aus der Wissensbasis des Betriebs und übergibt bei Bedarf an einen Mitarbeiter.
- ErinnerungenErinnerung 24 Stunden vorher, Absage mit einem Klick, frei gewordene Termine gehen an die Warteliste.
Worauf es ankommt
- Ein Kalender als einzige Wahrheit: Einträge von Hand blockieren genauso wie Online-Buchungen.
- Keine Doppelbuchungen: Jeder Termin wird beim Speichern erneut geprüft und kurz reserviert.
- Der Mensch behält die Kontrolle: Die KI antwortet nur bei eindeutigen Standardfällen selbst.
- Transparenz: Kunden sehen, dass ein KI-Assistent antwortet. Daten werden in der EU verarbeitet.
Ergebnis
| Vorher | Nachher | |
|---|---|---|
| Zeit für Terminanrufe und -mails | ca. 3 Std. pro Tag | ca. 1 Std. pro Tag |
| Termine ohne Telefonat | 0 % | 60 % |
| Nicht erschienene Kunden | ca. 8 % | ca. 3 % |
| Buchungen außerhalb der Öffnungszeiten | nicht möglich | 35 % aller Online-Buchungen |
- Outlook oder Google Kalender
- n8n
- KI-Dienst mit EU-Rechenzentrum
- Website-Chat, optional WhatsApp Business
Zu viel Zeit am Telefon für Termine?
Vorhaben besprechenWir prüfen, welcher Kalender bei Ihnen läuft und wie viel davon Kunden selbst erledigen können.
Musterfall · fiktive Daten
Angebote & Rechnungen auf Autopilot
Ein Elektrobetrieb mit acht Mitarbeitenden erstellt Angebote aus Bausteinen, lässt sie online annehmen und macht daraus per Klick Abschlags- und Schlussrechnung. Lieferantenrechnungen kommen in ein eigenes Postfach und werden automatisch erfasst – inklusive E-Rechnung.
- Zeit pro Angebot
45 Min.12 Min.- Rechnung nach Abnahme
10 Tageam selben Tag- Belege erfassen pro Monat
6 Std.1 Std.
Demo im Video
Ausgangslage
- Rund 30 Angebote pro Monat entstehen in Word: altes Angebot kopieren, Kunde und Positionen anpassen, Summen nachrechnen. Etwa 45 Minuten pro Angebot.
- Rechnungen schreibt der Meister abends nach Feierabend – im Schnitt zehn Tage nach der Abnahme. Abschlagsrechnungen werden öfter vergessen.
- Über 120 Lieferantenrechnungen im Monat kommen per Post und E-Mail, werden ausgedruckt und abgeheftet. Skontofristen laufen ungenutzt ab.
So funktioniert die Lösung
- Angebot aus BausteinenKundendaten aus der Anfrage, Leistungen aus hinterlegten Paketen, Summen rechnen sich selbst.
- Vorschau und VersandVor dem Versand zeigt eine Vorschau genau das PDF, das der Kunde erhält. Erst nach Prüfung geht es raus.
- Online-AnnahmeDer Kunde nimmt das Angebot über einen persönlichen Link an. Name, Zeitpunkt und Version werden festgehalten.
- Rechnung auf KnopfdruckAus dem Auftrag werden Abschlags- und Schlussrechnung mit fortlaufender Nummer, als PDF per E-Mail.
- RechnungseingangLieferantenrechnungen landen in einem eigenen Postfach, werden ausgelesen, geprüft und monatlich für die Steuerberatung exportiert.
Worauf es ankommt
- Ordnungsgemäß: Fortlaufende Rechnungsnummern, unveränderbar gespeicherte PDFs, Korrekturen nur per Stornorechnung.
- E-Rechnung bereit: Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. XRechnung und ZUGFeRD werden vollständig automatisch ausgelesen.
- Der Mensch behält die Kontrolle: Kein Angebot und keine Rechnung geht ohne Vorschau raus, unklare Belege landen zur Prüfung.
- Passt zum Betrieb: Eigene Pakete und Preise, eigenes Design, Export im Format, das die Steuerberatung braucht.
Ergebnis
| Vorher | Nachher | |
|---|---|---|
| Zeit pro Angebot | ca. 45 Min. | ca. 12 Min. |
| Rechnung nach Abnahme | im Schnitt 10 Tage | am selben Tag |
| Lieferantenrechnungen erfassen | ca. 6 Std. pro Monat | ca. 1 Std. pro Monat |
| Skonto genutzt | selten | fast immer |
- Webbasiertes Kundenportal
- PDF-Vorlagen im Firmendesign
- E-Mail-Postfach für Belege
- XRechnung / ZUGFeRD
- optional KI-Auslesen (EU)
Zu viel Büro nach Feierabend?
Vorhaben besprechenWir schauen, wie Angebote, Rechnungen und Belege bei Ihnen heute laufen und was sich davon automatisieren lässt.